Studievereniging Educa

Het Huishoudelijk Reglement der Studievereniging Educa

Inleiding

Voor u ligt het huisreglement der Studievereniging Educa. Deze is uitgeschreven op de website om de toegankelijkheid te verbeteren. Het officiele document van het Huishoudelijk Regelement is altijd leidend.

Het huisreglement der Studievereniging Educa bestaat uit de volgende artikelen:
Artikel 1 - Rechten en Plichten

Artikel 2 - Rechten en plichten voor alumni

Artikel 3 - Sancties

Artikel 4 - Raad van Toezicht

Artikel 5 - Commissies

Reglementen Studievereniging Educa

Artikel 1 - Rechten en plichten

1. De vereniging kan, voor zover uit de statuten van de vereniging niet het tegendeel voortvloeit, ten behoeve van de leden rechten bedingen. De vereniging kan in een voorkomend geval ten behoeve van een lid nakoming van bedoelde rechten en schadevergoeding vorderen, tenzij het lid het bestuur schriftelijk meedeelt het bestuur daartoe niet te machtigen.
2. De vereniging kan, voor zover dit in de statuten van de vereniging uitdrukkelijk is bepaald, ten laste van de leden verplichtingen met derden aangaan.
3. Voor zo ver van toepassing gelden de in lid 1 en 2 bedoelde rechten en verplichtingen ook ten opzichte van de vereniging.
4. De in de leden 1, 2 en 3 genoemde bevoegdheden worden uitgeoefend door het bestuur.
5. De vereniging kan door een besluit van de algemene leden vergadering, verplichtingen– al dan niet van financiële aard – aan de leden opleggen.
6. De leden zijn verplicht zich jegens elkaar en jegens de vereniging te gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.
7. De leden zijn gehouden:
   
   1. de statuten en reglementen van de vereniging, alsmede de besluiten van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander orgaan van de vereniging na te leven.
      
   2. de belangen van de vereniging niet te schaden.
      
8. De vereniging mag geen winst onder de leden verdelen.

Artikel 2 - Rechten en plichten voor alumni

1. Alumnus dient zich te houden aan de statuten, het huishoudelijk reglement en overige beleidsstukken van Studievereniging Educa.
2. Alumni worden gehouden tot het betalen van de door de ALV bepaalde contributie voor het lidmaatschap van de vereniging.
3. Kosten die ontstaan door het organiseren en/of het deelnemen aan een activiteit, dienen alleen te worden betaald door diegene die ook daadwerkelijk participeerden aan de desbetreffende activiteit of schriftelijk had aangegeven deel te nemen aan deze activiteit.
4. Iedere alumnus van de vereniging heeft in de basis recht op deelname aan alle evenementen van de vereniging.
5. Iedere alumnus mag aanwezig zijn bij de ALV’s, na een termijn van twee jaar zal een alumnus zijn stemrecht verliezen.
6. Iedere alumnus krijgt toegang tot de foto’s van de activiteiten.
7. Iedere alumnus mag:
   1. lid worden van de commissies van de vereniging. Bij het vormen van de commissie wordt echter voorrang verschaft aan de leden van de vereniging.
   2. worden aangewezen op voorzitter- of penningmeesterschap van een commissie. Er wordt hierbij echter voorrang verschaft aan de leden van de vereniging.
   3. lid worden van de kascontrole commissie en de Raad van Toezicht. Bij het vormen van de kascontrole commissie en de Raad van Toezicht wordt echter GEEN voorrang verschaft aan de leden van de vereniging.
8. De rechten, vermeld in lid 3 tot en met 7 van dit artikel, vervallen als een alumnus geschorst is, conform artikel 13 van de statuten van de vereniging.

Artikel 3 - Sancties

1. Strafbaar
   
   1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in de strijd is met de wet dan wel met de statuten, reglementen en/of besluiten van de algemene leden vergadering, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
   2. Het bestuur zal de desbetreffende straf voordragen bij de algemene leden vergadering, waarna de algemene leden vergadering de beslissing zal nemen. Verandering van de voorgedragen straf is na afkeuring mogelijk. Via een stemming zal vervolgens de passende straf gekozen worden.
      
2. Overtreding
   
   1. In geval van overtreding, als bedoeld in lid 1, kunnen de volgende straffen worden opgelegd:
      1. Berispring
      2. Schorsing
      3. Royement (ontzetting uit lidmaatschap
      4. Uitsluiting van deelneming aan activiteiten, hetzij voor een bepaalde duur, hetzij voor een in de staf straf bepaald aantal activiteiten;
      5. Ontzegging van het recht om in een of meer in de straf genoemde functies voor een staf in de genoemde termijn uit te oefenen
   2. Van het opleggen van een straf wordt schriftelijk aan het lid mededeling gedaan. In spoedeisende gevallen kan een opgelegde straf mondeling aan het lid worden medegedeeld. Na het opleggen van een mondelingen straf wordt dit ook met het desbetreffende lid zo snel mogelijk schriftelijk medegedeeld.
3. Een schorsing kan ten hoogste voor de duur van een half jaar worden opgelegd. Gedurende de periode dat een lid geschorst is, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend, met uitzondering van het recht om in beroep te gaan.
4. Royement
   1. Royement kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
   2. Nadat de algemene leden vergadering tot royement heeft besloten, wordt het lid zo spoedig mogelijk door middel van een brief met bericht van ontvangst en met opgave van reden(en) van het besluit in kennis gesteld.
5. Van een door de vereniging opgelegde straf kan het lid binnen een maand na ontvangst van deze kennisgeving in beroep gaan. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst

Artikel 4 - Raad van Toezicht

1. Het aantal leden van de Raad van Toezicht is minimaal 2 en maximaal 5.
2. Leden van de Raad van Toezicht worden aangesteld door de Algemene ledenverdagering.
   1. Kandidaten voor de Raad van Toezicht worden voorgedragen door de huidige Raad van Toezicht.
      1. Zowel leden als alumni kunnen worden aangedragen.
      2. Als er plek vrij komt binnen de Raad van Toezicht, wordt dit door het bestuur met de leden gecommuniceerd.
      3. Indien de Raad van Toezicht geen leden meer kent, kunnen leden voor de Raad van Toezicht worden aangedragen door de Algemene Ledenvergadering.
   2. De aanstelling van een lid van de Raad van Toezicht is telkens voor een termijn van 2 jaar. Het is mogelijk om voor meerdere termijnen te worden herbenoemd als lid van de Raad van Toezicht.
   3. Een lid van de Raad van Toezicht kan niet gelijktijdig een bestuurs- of raadgevende functie bij een vereniging of stichting voor studenten van de Hogeschool Utrecht, zoals deze op de lijst van de stichting Overleg Studieverenigingen Hogeschool Utrecht te vinden zijn uitvoeren.
   4. Een lid van de Raad van Toezicht kan geen voorzitter zijn van een commissie binnen de vereniging. Ook kan een lid van de Raad van Toezicht geen deel uitmaken van de kascontrole commissie. Daarnaast kan een meerderheid van de Raad van Toezicht niet plaatsnemen in dezelfde commissie.
   5. Een persoon mag maximaal benoemd worden voor twee termijnen. Bij ieder termijn moeten de leden van de Raad van Toezicht worden ingestemd door de Algemene ledenvergadering.
      1. Bij uitzondering kan een lid voor een derde termijn benoemd worden door de Algemene ledenvergadering
3. Het door de Raad van Toezicht gegeven advies is niet bindend.
   1. Adviezen van de Raad van Toezicht worden schriftelijk of in een vergadering met het bestuur gedeeld
4. Het functioneren van de Raad van Toezicht wordt gecontroleerd door de Algemene ledenvergadering
   1. De Raad van Toezicht wordt gecontroleerd door de Algemene ledenvergadering
   2. De vergadering van de Raad van Toezicht worden gedocumenteerd. Leden hebben te alle tijden recht om deze documenten schriftelijk op te vragen. De Raad van Toezicht dient binnen 7 dagen aan dit verzoek te voldoen.
5. De Raad van Toezicht controleert en bewaakt de continuïteit van de vereniging in de breedste zin.
   1. Het bestuur moet bij een schriftelijke vraag of in overleg met de Raad van Toezicht altijd openheid van zaken geven. Dit doet het bestuur bij een vraag binnen 3 werkdagen.
   2. De Raad van Toezicht heeft minstens 4 keer per bestuursjaar overleg met het bestuur over het beleid en de algemene gang van zaken.
      1. Zowel de Raad van Toezicht als het bestuur mogen hier naar de Algemene ledenvergadering verslag over doen.
      2. Zaken met vertrouwelijke aard moeten door beide partijen als zodanig behandeld worden. Hierbij vallen zaken over personen ten alle tijden onder deze categorie.
      3. De leden van de Raad van Toezicht hebben het recht om meer overlegmomenten aan te vragen, als zij dit nodig achten.
   3. De Raad van Toezicht heeft de taak om advies uit te brengen aan de Algemene Ledenvergadering over de onderstaande aspecten:
      1. Het jaarplan
      2. Het jaarverslag
      3. De begroting
      4. Wijzigingen aan het Huisregelement
      5. Wijzigingen aan de Statuten
   4. De Raad van Toezicht geeft hun advies over contracten boven €1000, contracten die langer duren dan zes maanden en contracten die overlopen in een ander bestuursjaar.
   5. Bij het ontbreken van een kascontrolecommissie kan de Raad van Toezicht de bevoegdheid krijgen om de jaarrekening te controleren. Deze bevoegdheid wordt door de Algemene Ledenvergadering verstrekt bij een meerderheid van stemmen
6. De Raad van Toezicht kan op eigen initiatief de leden informeren
   1. Dit kan de Raad van Toezicht onder andere via mail of nieuwsbrief verrichten.
   2. Voor belangrijke zaken kan de Raad van Toezicht van Algemene ledenvergadering bijeenroepen.
7. Vragen en verslag Algemene Leden Vergadering
   
   1. De Raad van Toezicht kan tijdens de Algemene Ledenvergadering het bestuur vragen om keuzes te verantwoorden. Deze vragen moeten 7 dagen voor de vergadering schriftelijk met het bestuur zijn gedeeld.
      
   2. De Raad van Toezicht brengt bij elke Algemene Ledenvergadering verslag over het beleid van het bestuur, de vereniging in het algemeen en over haar gang van zaken.
      
8. Wanneer de Raad van Toezicht niet naar behoren functioneert, wordt tijdens de Algemene Ledenvergadering gestemd over de voortgang, met de leden die hieronder vallen. Bij meerderheid van de stemmen in de Algemene Ledenvergadering kan/kunnen het desbetreffende lid/ de desbetreffende leden van de Raad van Toezicht worden ontgeven uit zijn/hun functie.
   1. De Raad van Toezicht moet binnen een termijn van twee maanden een nieuw lid voordragen tijdens een Algemene Ledenvergadering om te voldoen aan de gestelde aantal minimum leden indien de Raad van Toezicht hier niet meer aan voldoet.

Artikel 5 - Commissies

1. Een commissiejaar bij Studievereniging Educa loopt van oktober tot oktober.
   1. Het is toegestaan om later dan oktober in te stromen bij een commissie wanneer de bestuursverantwoordelijke en/of de voorzitter dit als gewenst acht.
   2. De zittende commissie dient een overdrachtsdocument te presenteren aan de nieuwe commissie ter voorbereiding op de taken.
      1. Het te presenteren overdrachtdocument is uiterlijk 1 september van het volgende collegejaar klaar.
2. Leden die zich willen inzetten voor de vereniging worden de kans geboden om een plaats te krijgen in de commissies door middel van een sollicitatie
   1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de benoeming van commissieleden
   2. Leden mogen deelnemen aan meerdere commissies
      1. Leden die werkzaam zijn als vertrouwenscontactpersoon kunnen geen deel uitmaken van de kascontrolecommissie en vice versa.
      2. Leden die werkzaam zijn als vertrouwenscontactpersoon of onderdeel zijn van de kascontrolecommissie mogen binnen Educa onderdeel zijn van de andere commissies. Nooit mag een meerderheid van de kascontrolecommissie of een meerderheid van de vertrouwenscontactpersonen echter plaatsnemen in dezelfde commissie.
      3. Leden die werkzaam zijn als vertrouwenscontactpersoon of onderdeel zijn van de kascontrolecommissie kunnen niet gelijktijdig een bestuur- of raadgevende functie bij een vereniging of stichting die onderdeel is van de Hogeschool Utrecht, zoals deze op de lijst van de stichting Overleg Studieverenigingen Hogeschool Utrecht te vinden zijn, uitvoeren.
3. De eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van commissies ligt bij het bestuur
   1. Binnen het bestuur wordt een bestuursverantwoordelijke per commissie vastgesteld
   2. Wanneer een commissie een voorzitter kiest draagt deze medeverantwoordelijkheid voor de commissie.
   3. Buiten de bestuursverantwoordelijke van de desbetreffende commissie wordt er vanuit het bestuur een controleur aangewezen.
4. De commissie heeft een eigen e-mailadres binnen de vereniging.
   1. Het bestuur en de voorzitter van de desbetreffende commissie hebben toegang tot het e-mailadres van de commissie. Als de voorzitter samen met de bestuursverantwoordelijke vinden dat een algemeen commissielid toegang moet krijgen tot het desbetreffende mailadres van de commissie, gaat dit in overleg met de controleur van desbetreffende commissie. De rest van het bestuur wordt van de beslissing op de hoogte gebracht
   2. De commissie dient altijd de bestuursverantwoordelijke te benaderen voor het aangaan van een overeenkomst. Dit betreft zowel eenmalige als structurele overeenkomsten. Daarnaast moeten de structurele overeenkomsten ook nog langs de controleur.